五、高效能人士的習慣三：要事第一
粘添壽 撰
第五章 習慣三：要事第一 – 個人管理準則
『有效自我管理，掌握事情輕重緩急，輕鬆完成使命。』
目錄：
一 、管理的具體內容
(1) 管理是第二次創造
(2) 有效管理的先決條件
(3) 時間管理的演進
二、習慣三：要事第一
(1) 四類事務的分類
(2) 偏重第一類事務
(3) 偏重第三類事務
(4) 偏重第四類事務
(5) 要事第一：第二類事務
三、個人管理準則：每週工作排程
(1) 確認角色
(2) 選擇目標
(3) 安排進度
(4) 逐日調整
四、 範例：我的工作排程
(1) 管理是第二次創作
經由習慣一『主動積極』，讓我們養成了主動且奮力工作的習慣，再經過習慣二『以終為始』訓練，讓我們知道應該由那裡開始，我們的目標在哪裡？雖然你每天很努力、很積極的工作，但還是有很多、很多事情等待著你去做。為什麼呢？也許是你完成一項事情，卻造成更多的事情？或許你完成了一件工作，也順便解決了許多工作？因此，如何安排工作的執行順序是很重要的，這就要仰賴習慣三『要事第一』來達成。
在人生所有事情都需要經過兩次創作。『領導』是第一次創造，利用想像力向未來提出規劃，引導我們的人生方向；『管理』是第二次創造，是實踐並具體化實現所規劃的人生。以管理學來講，習慣二是領導(個人領導)；習慣三是管理(個人管理)。
領導與管理是迴然不同的，『領導』是高效率的右腦活動，是一種藝術、哲學理念，其可規劃出未來人生的走向；然而，『管理』所涉及大多是左腦所擅長的能力是分析、排序與具體行動，安排在時間內完成。提高個人效能的總結是，右腦進行領導、左腦進行管理。
(2) 有效管理的先決條件：獨立意志
『獨立意志』是能做出自我決定與選擇、能採取具體行動的能力，而不是被動聽從或依賴他人。『要事第一』即是先做重要的事，領導者首先要決定哪些事情是重要的；而管理者就是將這些重要的事物做優先安排。從這個意義來說，自我管理的實質就是自律，是不會被外在因素所改變的，自律是靠自制力來掌握重點，以免被感覺、情緒或衝動左右。如果你能有效管理自己，發自內心做到自律，都須仰賴獨立意志的能力。
(3) 時間管理的演進
有關時間管理的研究已有相當歷史了。猶如人類由農業社會演進到工業社會，再到資訊社會，時間管理理論的演進可分為四代，如下：
a. 第一代管理：利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。
b. 第二代管理：利用行事曆或日程表紀錄工作時間的分配，已注意到規劃未來的重要。
c. 第三代管理：講求優先順序的觀念，依據事情的輕重緩急設定短、中、長程目標，再逐日訂定實現目標的計畫，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。
d. 第四代理論：與以往截然不同之處在於，它根本否定「時間管理」，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其看重於時間與事務的安排，還不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。
『要事第一』的個人管理原則就是採用第四代時間管理，將重點歸納於事情的重要性，再依照個人習慣安排執行順序，但對於時間的分配還是會採用到第三代的技巧。
(1) 四類事務的分類
我們依照事情的『緊急性』與『重要性』分為四類：(如圖所示)
a. 第一類事務(既急迫又重要)：危機、急迫的問題、有期限壓力的計畫。
b. 第二類事務(不急迫卻重要)：防患未然、改進產能、建立人際關係、發掘新機會、規劃與休閒。
c. 第三類事務(雖急迫卻不重要)：不速之客、某些電話、某些信件與報告、某些會議、必要而不重要的問題、受歡迎的活動。
d. 第四類事務(不急迫也不重要)：繁瑣的工作、某些信件、某些電話、浪費時間之事、有趣的活動。
『急迫性』是指必須立即處理，譬如，一通電話，儘管你正忙得團團轉，也不得不放下手邊工作去接。急迫之事通常都是顯而易見，推託不得，但不一定很重要。『重要性』是有價值、有利於實現個人目標的事務。
如果沒養成習慣二(以終為始)，將擬訂不出來有什麼目標，也分辨不出來事情的重要性，更不知道該期待什麼成果，很容易隨著事情的急迫性而起舞。
(2) 偏重第一類事務
第一類事務是既緊急又急迫，需要立即處理，通常被稱為『危機』或『問題』。有些人雖然工作非常勤奮，但沒有系統性，又無法辨識事情的輕重緩急(習慣二沒養成)，樣樣事情都等到發生急迫時機才要處理。處理每件急迫又重要的事，大多需要耗費許多精力和時間，當然無暇再處理第二類事務，僅能靠一些第三類和第四類事務來緩和情緒，這種情況的人，我們說它偏重於第一類事務，可能的情況如下：
* 壓力大。
* 精疲力盡。
* 被危機牽著鼻子走。
* 忙於收拾殘局。
(3) 偏重第三類事務
還有一些人花費大部分時間，處理緊急並不重要的第三類事務上(譬如，電話、訪客、閱讀信件等等)，但卻以為自己在處理第一類事務。他們整天忙於處理自認為重要的緊急事件(缺乏習慣二概念)，可能情況如下：
* 急功近利。
* 被危機牽著鼻子走。
* 被視為巧言令色。
* 輕視目標與計劃。
* 認為自己是受害者，缺乏自制力。
* 人際關係膚淺，甚至破裂。
(4) 偏重第四類事務
更有一些人平常將所有時間都用在第四類(不緊急也不重要)事務上，可以說他們過的是一種不負責任的生活，其特質如下：
* 完全沒有責任感。
* 工作不保。
* 依賴他人或社會機構維生。
(5) 要事第一：第二類事務
高效能人士養成習慣二(以終為始)能力，明確的訂立個人使命與目標之後，則了解每件事情的重要性與急迫性，而將第二類事務(不急迫卻重要)排入優先處理，『盡可能減少第一類事務』發生的數量。也儘量避免陷入第三類與第四類事務的陷阱，因為不論是否緊急，那些事情都不是很重要，將其優先權排在最後。這類人的特質是：
* 有遠見、有理想。
* 平衡、紀律。
* 自制、少有危機。
高效能人士在意的不是問題，而是機會。他們創造機會，預防問題，他們也會碰上第一類事務的危機需要解決，但數量不多，高效能人士保持產出與產能平衡，因為他們始終聚焦在重要而非急迫的事物上
若要專注於要務，就得排除次要事務的牽掛，此時需要有說『不』的勇氣。人各有志，各有優先要務。必要時，應該不卑不亢的拒絕別人，在緊急與重要之間做出明確的抉擇。
落實第三習慣的『要事第一』是以第二類事務為優先考量，接著我們必須制定個人管理準則，將事物排列入每日工作時程內。作者(科維博士)認為以一個星期的工作量來規劃最為恰當。經由：確認角色、選擇目標、安排進度與每日調整等四個步驟來執行。
(1) 確認角色
先思考寫下這星期內你可能扮演的角色，包含你可能參與的家庭、公司、社團、等所扮演的角色如何，譬如：丈夫、妻子、父母、經理、社長、等。我們舉下面兩個例子，歸納不同的人在工作與生活中所扮演的角色不一樣，如下：
們舉下面兩個例子，歸納不同的人在工作與生活中所扮演的角色不一樣，如下：
(2) 選擇目標
第二步思考下一週計畫中，針對每個角色擬定最想做的一、兩件要事，做為擬選定的目標，範例如下：
A 先生這星期所扮演的『角色』與『目標』如下：
* 個人發展：(1)草擬使命宣言；(2)研討會註冊；(3)鍛鍊身體。
* 丈夫/父親：(4)確認音樂會門票；(5)兒子的科學設計；(6)女兒的自行車。
* 新產品經理：(7)擬定市場調查項目；(8)協助面談新人；(9)研討前次消費調查報告。
* 研究經理：(10)研究前次測試報告；(11)研究契約問題；(12) 網路連絡肯恩與彼特。
* 人事經理：(13)替員工打考績；(14)拜訪薩米爾家人。
* 行政經理：(15)月底報告；(16)薪資評估報告。
* 公司董事長：(17)擬定董事會議程；(18)與康克林參加公關活動；(19)擬訂下年度計畫。
為每個角色訂定未來一週欲達成的二至三個重要目標。這些短程目標應與使命宣言中的終極目標有所關連，至少一部分如此。即使沒有寫過使命宣言，也可以自己設想每一角色及重要目標，而且在未來一週的目標中，務必有一些真正重要但不急迫的事(第二類事務)。
(3) 安排進度
根據上面所列目標，安排未來七天的行程。比方說，目標中的完成使命宣言，那最好排在週日連續兩個小時，此時比較清靜不受干擾；鍛鍊身體的目標可安排三到四天，每天運動一個小時。
有些目標可能必須在上班時間完成，有些得全家共聚一堂時實現。每個目標都可當作某天的第一要事，更理想的是當作特殊約會，全力以赴。對本年度或一個月內已定的會議則一一檢討。凡合於個人目標的加以保留，否變取消或更改時間。
對於目標的時間排程方面，我們還是沿用第三代時間管理的方式，將工作目標依照時間區段排入行程表之內，延續上述範例如下：(小括號內數字是上小節內目標的編號)(正確格式請參考書本)
雖然 A 先生非常忙碌，一週裡有19項目標須達成(大多是第二類事務)，但經過我們安排之後，發現還有許多空隙，這些時間可以用來處理其他次要的事物(非第二類事務)。如此分配之後，重要的事物也不會遺落，更不會專注某一角色，而忽略了其他角色的任務。每天將一、二件非常重要的事排列入『今日要事』內，隨時注意是否已達成。
(4) 逐日調整
每天早上花幾分鐘審視當日行程，也考慮得如何應付無法預期的變數，再來調整行程。在你好好審視之後，會越來越清楚你的角色與目標，從內在的平衡感自然生出優先順序，這就是溫和的右腦活動，完成出自你的個人使命。
你是否看出以原則為中心的一週計畫有不同？你能否感覺到聚焦於第二類事務，能為你的效益帶來許多改變？我們相信以原則(個人管理準則)為重心的第二類事務規劃，會大幅提升許多個人效能。
我(粘添壽)的個人使命宣言是：『身體健康、家庭和樂、對社會有貢獻』。下星期可能扮演的腳色與目標如下：(依照個人宣言為宗旨)
* 個人發展：(1) 跑步、(2)游泳、(3)騎車、(4) 閱讀書籍
* 丈夫/父親/祖父：(5) 陪太太到長庚看門診、(6)買孫女的手繪本。
* 家族成員：無。
* 教學網站開發者：(7) 編寫七個習慣教材、(8) 備份網站資料。
* 國樂團團員：(9) 團練、(10) 福德宮表演。
* 慢跑跑團團員：(11) 阿公店馬拉松活動
* 游泳協會會員：(13) 慶生會
* 鄰居：無
將這些目標填入工作目錄上，如下：(括號內為目標編號)
將這一週要事排定之後，就不會遺落有顯得輕鬆許多。
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